Circufair Methode: Kantoor herinrichten of optimaliseren?
Share
Ons kantoor sluit al langere tijd niet meer aan bij onze manier van werken. Nu is het klaar. Dit moet opgelost worden. Waar beginnen we mee?
Misschien herkent u dit.
Al langere tijd zijn er signalen dat de werkomgeving niet meer helemaal past bij de organisatie van vandaag.
Werkplekken voelen niet meer logisch.
Ruimtes worden anders gebruikt dan vroeger.
Medewerkers lopen steeds tegen dezelfde praktische punten aan.
Maar zolang het werk doorgaat, worden deze situaties vaak geaccepteerd.
Een extra tafel erbij.
Een ruimte anders gebruiken.
Een tijdelijke oplossing.
Tot het moment dat de grens bereikt is.
Dan ontstaat de vraag:
"Hoe pakken we dit goed aan?"
Niet alleen:
"Welke nieuwe inrichting hebben we nodig?"
Maar vooral:
"Wat moet onze werkomgeving ondersteunen om weer goed te werken?"
Een kantoorprobleem is niet altijd een inrichtingsprobleem
Wanneer een kantoor niet meer goed aansluit, lijkt de oplossing vaak duidelijk.
De inrichting moet veranderen.
Dat kan inderdaad onderdeel zijn van de oplossing.
Maar uit de praktijk blijkt vaak dat de behoefte achter de verandering breder is dan alleen meubels of de indeling.
De manier van werken verandert namelijk ook.
Bijvoorbeeld door:
- groei of verandering van de organisatie;
- meer hybride werken;
- andere samenwerking tussen teams;
- minder vaste werkplekken;
- meer behoefte aan overleg of concentratie;
- een andere uitstraling die beter past bij de organisatie.
De inrichting is zichtbaar.
Maar de vraag daarachter is:
"Sluit onze werkomgeving nog aan op hoe wij vandaag werken?"
Eerst bepalen wat er werkelijk nodig is
Wanneer de frustratie oploopt, is het verleidelijk om direct naar oplossingen te kijken.
Nieuwe bureaus.
Nieuwe stoelen.
Een nieuwe indeling.
Maar voordat die keuzes worden gemaakt, helpt het om eerst inzicht te krijgen in de huidige situatie.
Bijvoorbeeld:
- Hoe worden ruimtes daadwerkelijk gebruikt?
- Welke werkplekken zijn nodig?
- Zijn er te veel of juist te weinig plekken?
- Waar ervaren medewerkers de grootste knelpunten?
- Welke onderdelen functioneren nog goed?
- Waar zit de meeste verbetering?
Door deze vragen te beantwoorden ontstaat een duidelijker beeld van de mogelijkheden.
Niet vanuit de vraag:
"Wat moet weg?"
Maar:
"Wat heeft aandacht nodig?"
Een herinrichting betekent niet automatisch dat alles opnieuw moet
Wanneer een kantoor opnieuw bekeken wordt, betekent dat niet automatisch dat alles vervangen moet worden.
Soms zit de oplossing in:
- een andere indeling;
- ruimtes slimmer gebruiken;
- werkplekken anders verdelen;
- bestaande inrichting opnieuw inzetten;
- functionaliteit verbeteren;
- gericht aanpassen waar nodig.
Wat nog waarde heeft, kan onderdeel blijven van de oplossing.
Wat niet meer aansluit, kan worden aangepast.
Eerst de grootste knelpunten oplossen
Niet iedere verandering hoeft in één keer.
Wanneer de grootste frustraties duidelijk zijn, kan het verstandig zijn om daar eerst mee te beginnen.
Bijvoorbeeld:
- een onrustige werkvloer;
- gebrek aan passende werkplekken;
- een indeling die niet meer werkt;
- praktische problemen die medewerkers dagelijks ervaren.
Door eerst de grootste knelpunten weg te nemen, ontstaat vaak direct verbetering.
Daarna kan verder worden gekeken.
Verbeteren in fases
Een verandering hoeft niet altijd één groot moment te zijn.
Door in fases te werken ontstaat ruimte om keuzes zorgvuldig te maken.
Dat kan betekenen:
- eerst de belangrijkste verbeteringen uitvoeren;
- daarna aanvullende onderdelen aanpakken;
- investeringen spreiden;
- ervaringen meenemen in volgende stappen.
Zo blijft er ruimte om bij te sturen.
De organisatie blijft eigenaar van de richting.
Optimaliseren of opnieuw inrichten?
Soms blijkt dat een kantoor vraagt om grotere veranderingen.
Soms blijkt dat gerichte aanpassingen voldoende zijn.
Beide kunnen de juiste keuze zijn.
Belangrijk is dat de keuze ontstaat vanuit inzicht in:
- de organisatie;
- het gebruik van ruimtes;
- de werkelijke behoefte;
- de mogelijkheden van de bestaande situatie.
Een werkomgeving die weer aansluit
Een kantoor dat niet meer past, vraagt niet altijd om de grootste verandering.
Het vraagt om de juiste verandering.
Door eerst te begrijpen wat er speelt, voorkomt u dat er keuzes worden gemaakt die niet aansluiten op de praktijk.
Een werkomgeving die weer klopt begint met inzicht.
Eerst inzicht. Daarna betere keuzes.
Circufair – start with insight.
Soms realiseer je je pas dat je eerst had moeten kijken naar wat er stond en wat er écht nodig was, voordat je een keuze maakte.