Circufair Methode: Werkplekanalyse – inzicht in hoe uw kantoor écht wordt gebruikt
Share
We hebben zit-sta bureaus, goede bureaustoelen en voldoende kastruimte. Toch voelt de werkomgeving niet helemaal passend.
Een kantoor kan op papier goed ingericht zijn.
Er zijn voldoende werkplekken.
De bureaustoelen zijn ergonomisch.
De bureaus functioneren goed.
Er is voldoende opslag aanwezig.
De basis klopt.
Soms zijn de meubels zelfs bewust gekozen om jarenlang mee te gaan.
Denk bijvoorbeeld aan bureaus met een tijdloze uitvoering: een wit frame met een wit blad. Technisch nog prima, functioneel nog goed bruikbaar.
Toch kan er een moment komen waarop de vraag ontstaat:
"Waarom voelt deze werkomgeving niet meer zoals we willen?"
Niet omdat de inrichting verkeerd is.
Maar omdat organisaties veranderen.
De manier van samenwerken verandert.
Teams ontwikkelen zich.
Werkzaamheden verschuiven.
De uitstraling die past bij de organisatie verandert.
De vraag is dan niet:
"Wat moeten we vervangen?"
Maar:
"Waar zit precies de mismatch tussen de huidige inrichting en de dagelijkse praktijk?"
Een fijne werkplek is veel meer dan een bureau en een stoel
Een werkplek bestaat natuurlijk uit een bureau, een bureaustoel en de benodigde apparatuur.
Maar of een werkplek prettig werkt, wordt door veel meer bepaald.
Een goede werkplek ondersteunt de manier waarop iemand zijn werk uitvoert.
Daarbij spelen verschillende factoren mee:
- de indeling van de ruimte;
- de mogelijkheid om geconcentreerd te werken;
- de samenwerking met collega's;
- de hoeveelheid beweging en flexibiliteit;
- de techniek rondom de werkplek;
- rust en overzicht;
- akoestiek;
- de aanwezigheid van groen en natuurlijke elementen.
Een kantoor kan technisch volledig voldoen, maar toch onrustig aanvoelen.
Bijvoorbeeld wanneer geluid zich door de ruimte verspreidt, gesprekken moeilijk verstaanbaar zijn of medewerkers weinig plekken hebben om zich tijdelijk terug te trekken.
Ook groen speelt hierin een rol.
Beplanting draagt bij aan de uitstraling en beleving van een ruimte en kan, afhankelijk van de toepassing, ook helpen bij het verbeteren van de akoestiek.
Een bureau kan technisch goed zijn.
Een stoel kan ergonomisch goed zijn.
Toch kan een werkplek minder goed aansluiten als de totale omgeving niet past bij het dagelijkse gebruik.
Daarom gaat een werkplekanalyse niet alleen over het meubilair.
Het gaat over de vraag:
"Draagt deze werkomgeving eraan bij dat mensen hun werk goed, prettig en met plezier kunnen doen?"
De signalen zijn vaak heel concreet
In veel organisaties zijn de knelpunten al langer zichtbaar.
Medewerkers geven vaak heel duidelijk aan waar zij tegenaan lopen.
Alleen gebeurt dat meestal niet in termen van inrichting of werkplekconcepten.
Het zijn dagelijkse ervaringen.
Bijvoorbeeld:
"Ik kan mijn kont niet keren op mijn werkplek."
De werkplek voelt krap. Collega's lopen regelmatig achter elkaar langs en medewerkers moeten zich steeds aanpassen aan de ruimte om hen heen.
"Ik krijg mijn werk hier niet goed gedaan."
Sommige werkzaamheden vragen concentratie, overzicht en rust.
Wanneer er veel beweging, gesprekken of afleiding rondom een werkplek is, kan het lastiger worden om complexe taken goed uit te voeren.
"Ik mis een plek waar ik even rustig kan werken."
Niet iedere activiteit vraagt dezelfde omgeving.
Overleggen, samenwerken, bellen en geconcentreerd werken stellen allemaal andere eisen aan een kantoor.
Ook vanuit de organisatie zelf ontstaan signalen.
"De manier waarop we werken is veranderd."
Een kantoor dat jaren geleden goed aansloot, hoeft niet automatisch nog steeds passend te zijn.
Teams werken anders samen.
Ruimtes worden anders gebruikt.
De verhouding tussen ontmoeten, samenwerken en individueel werken verandert.
En soms speelt ook de uitstraling een rol.
"Deze omgeving past niet meer bij wie we zijn."
Dat gaat niet alleen over meubels.
Het gaat over hoe medewerkers en bezoekers de organisatie ervaren.
Een oplossing voor één situatie is niet automatisch de oplossing voor iedereen
Een veelvoorkomend voorbeeld is de vraag naar zit-sta werkplekken.
Wanneer medewerkers aangeven dat zij graag meer willen bewegen of staand willen werken, is dat waardevolle informatie.
Maar de vervolgvraag is:
"Wat is de werkelijke behoefte?"
Meer bewegen tijdens de werkdag kan een duidelijke verbetering zijn.
Staand vergaderen.
Staand een kort overleg voeren.
Een verkoopgesprek voeren terwijl je staat.
Voor veel situaties werkt dit uitstekend.
Maar niet ieder werk vraagt hetzelfde.
Een jurist die een complexe ingebrekestelling opstelt.
Een administratief medewerker die de jaarcijfers voorbereidt.
Iemand die een uitgebreid rapport schrijft.
Dit zijn werkzaamheden waarbij concentratie, precisie en langdurig overzicht belangrijk zijn. Voor dit soort taken kiezen veel mensen vanzelf voor een zittende werkhouding.
Niet omdat staan verkeerd is.
Maar omdat de taak iets anders vraagt.
De vraag is daarom niet:
"Moeten alle werkplekken zit-sta worden?"
Maar:
"Welke mogelijkheden ondersteunen het werk dat hier daadwerkelijk gedaan wordt?"
Wat we in de praktijk vaak tegenkomen
Tijdens werkplekanalyses blijkt regelmatig dat de grootste verbeterpunten niet zitten in de grote onderdelen van een kantoor.
De bureaus zijn goed.
De stoelen zijn kwalitatief.
De basis van de inrichting klopt.
Toch ervaren medewerkers dat een werkplek niet prettig werkt.
Dat zit vaak in de dagelijkse details.
Bijvoorbeeld de manier waarop techniek is toegevoegd aan een bestaande werkplek.
Een bureau kan technisch volledig voldoen, maar wanneer kabels en aansluitingen niet goed zijn meegenomen ontstaat een onrustige situatie.
We zien bijvoorbeeld:
- kabels en stekkerblokken die los op of onder de werkplek liggen;
- kabels die onvoldoende ruimte hebben wanneer een bureau wordt versteld;
- aansluitingen die steeds opnieuw verplaatst moeten worden;
- werkplekken die functioneel zijn, maar niet rustig of overzichtelijk aanvoelen.
Het probleem is dan niet het bureau.
Het probleem is dat de werkplek niet volledig is afgestemd op het gebruik.
Meer investeren betekent niet automatisch beter werken
Ook bij grote aanpassingen zien we dat de praktijk soms anders uitpakt dan vooraf gedacht.
Een organisatie kan besluiten om alle werkplekken uit te voeren met een bepaalde functie of oplossing.
Dat kan een goede keuze zijn.
Maar na verloop van tijd blijkt regelmatig dat het gebruik verschilt.
Sommige medewerkers gebruiken een mogelijkheid dagelijks.
Anderen gebruiken het af en toe.
En een deel maakt er nauwelijks gebruik van.
Dat betekent niet dat de gekozen oplossing verkeerd was.
Het betekent wel dat het belangrijk blijft om te kijken:
"Waar levert een investering de meeste verbetering op?"
De beste oplossing zit soms in een andere investering
Een volledige aanpassing van werkplekken kan een oplossing zijn.
Maar soms levert een gerichte verbetering meer resultaat op.
Bijvoorbeeld door bestaande werkplekken beter te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk.
Denk aan:
- een rustige en geïntegreerde kabeloplossing;
- vaste aansluitpunten op een logische plek;
- minder losse onderdelen op de werkvloer;
- meer vrije ruimte op het werkblad;
- betere ondersteuning voor schermen en apparatuur.
Daarmee kan een bestaande werkplek een stuk prettiger en overzichtelijker worden.
Eerst begrijpen, daarna aanpassen
Een goede werkplekanalyse kijkt daarom naar het totaalbeeld.
Welke behoefte komt breed voor?
Welke situatie vraagt om maatwerk?
Waar ontstaat de grootste verbetering?
Welke investering past bij de organisatie?
Er wordt gekeken naar:
Gebruik
Hoe worden werkplekken en ruimtes werkelijk gebruikt?
Bezetting
Zijn er voldoende plekken op de momenten dat ze nodig zijn?
Werkzaamheden
Past de inrichting bij verschillende soorten werk?
Mogelijkheden
Wat kan behouden, aangepast of anders ingezet worden?
Eerst inzicht. Daarna betere keuzes.
Een werkplekanalyse begint niet met de vraag:
"Wat moeten we aanschaffen?"
Maar:
"Wat heeft onze organisatie nodig om weer goed te kunnen werken?"
Door eerst inzicht te krijgen in gebruik, behoefte en mogelijkheden ontstaat een werkomgeving die beter aansluit.
Niet automatisch alles vervangen.
Niet automatisch alles behouden.
Maar gericht verbeteren waar het nodig is.
Circufair – start with insight.
Soms realiseer je je pas dat je eerst had moeten kijken naar wat er stond en wat er écht nodig was, voordat je een keuze maakte.